先把系统的要求抄下来
动手处理文件之前，先把网站对材料的要求完整地记下来。每个系统的规则都不一样，大多数材料被退回，并不是材料本身有问题，而是漏看了其中某一条。重点看这几项：
- 要几个文件。 有的系统要求所有材料合成一个 PDF，有的要求每类材料单独上传到各自的位置。
- 单个文件的大小上限，有时还有总大小上限。政务类网站的限制往往比较严格，只有几 MB。
- 接受哪些格式。 通常是 PDF，有时也收 JPG、PNG；证件照、身份证正反面这类材料，有时只收图片。
- 页数限制，比如「个人陈述不超过 10 页」「银行流水只需提供首页和末页」。
- 顺序要求，如果系统有规定的话，比如申请表在前，身份证明其次，其他证明材料在后。
- 能不能加密。 几乎所有系统都不接受带密码的文件。
整理过程中把这份清单放在手边，最后成品出来后再逐条核对一遍。
收齐文件，逐个检查
把所有材料放进同一个文件夹，挨个打开看一眼。有三个问题最好现在就发现，否则后面改起来很麻烦。
带密码的文件
从网上银行下载的流水、从单位系统导出的工资条，经常带有打开密码。上传系统读不了加密的 PDF，会直接拒收；合并工具也没法把加密文件里的页面复制出来。用 PDF 阅读器输入密码打开，再「另存为」或者「打印为 PDF」，就得到一份不带密码的副本。本站的合并工具遇到加密文件会明确指出是哪一个，而不是生成一个打不开的结果。
其实不是 PDF 的文件
一张照片改了扩展名叫 .pdf，它仍然是照片；下载到一半中断的文件也打不开。每个文件打开看一下，这两种情况都能发现。如果某份材料只有手机拍的照片，最好用手机里的扫描功能重新扫一遍（很多笔记类、网盘类应用都自带），它会自动拉正页面、提高对比度，效果比直接转换照片好得多。
清晰度
把每份扫描件放大到最小的字能看清的程度。如果屏幕上都看不清，审核人员也看不清，有些系统还会自动检测并退回模糊的页面。看不清就重新扫描，提高分辨率，而不是事后去「锐化」图片。
转正页面，删掉多余的页
扫描仪和手机扫描经常把某一页存成横的或倒的，双面扫描还会多出空白的背面。用整理 PDF 打开每个文件，所有页面都会显示成缩略图：
- 用旋转按钮把横着或倒着的页面转正。旋转只改页面的一个设置，不会损失清晰度。
- 删掉空白页，以及不需要提交的页，比如对账单末尾的条款说明。
- 如果扫描时页面顺序乱了，直接拖动缩略图排好。
保存后会下载一个以 -organized.pdf 结尾的新文件，原文件保持不变。如果是每隔一页就有一张空白背面的双面扫描件，也可以在合并时直接只填奇数页：8 页的扫描件填 1, 3, 5, 7 即可。
按正确的顺序合并
如果系统要求只上传一个文件，打开合并 PDF，把所有材料加进去。按系统要求的顺序排；系统没有要求的，就按审核人员最方便阅读的顺序排：先申请表，再身份证明，然后按申请表里提到的先后放其他证明材料。
每个文件都可以只取其中几页，在它的页码框里填写即可：2- 表示去掉封面、从第 2 页开始，1-2 表示长流水只取前两页。合并是直接复制页面，不重新渲染，所以文字依旧清晰、可以选中，审核人员在文件里搜索关键词也方便。
合并前看一眼汇总：它会显示一共几个文件、几页。3 页的申请表加 2 页的证书应该是 5 页，如果对不上，说明某个页码范围填错了。
控制文件大小
PDF 的大小几乎完全取决于里面的图片。一页打印出来的文字只有几 KB，而一页扫描件可能有好几 MB，取决于扫描时的设置。合并、排序都不会改变单个页面的大小，所以合并后的文件差不多就是各部分之和。
如果超过了大小限制，最有效的办法是从源头解决：用较低的分辨率、或者用灰度代替彩色重新扫描。大多数扫描应用都有 150 或 200 DPI 的选项，对于打印的文字已经足够清楚；只有照片或特别小的字才需要 300 DPI 和彩色。如果系统允许上传多个文件，另一个办法是用拆分 PDF 把文件拆开：按范围拆，比如 1-12, 13-24, 25-30 会得到 12 页、12 页和 6 页的三个文件；也可以按固定页数拆分。
不要使用需要上传文件的在线压缩网站：身份证、户口本、银行流水这些，恰恰是最不该发给陌生服务器的文件。
系统只收图片时
有些上传位置只接受 JPG 或 PNG，常见于证件材料或者单独一页签字页。用 PDF 转图片，选出需要的页。分辨率决定图片的像素尺寸：A4 页面在 150 DPI 下是 1240 × 1754 像素，300 DPI 下是 2480 × 3508 像素。如果系统规定了像素尺寸，选一个最接近、又不低于要求的 DPI。
以文字为主的页面选 PNG，照片类或者对文件大小要求严格时选 JPG。注意，转成图片之后页面上的文字就不能搜索了，能传 PDF 的地方还是传 PDF。
一个完整的例子
假设你要办一份签证，系统要求上传一个 PDF，按顺序包含：申请表、护照首页、在职证明、银行流水、户口本。你手上实际的材料是这样的：
| 材料 | 手上的文件 | 放进去的内容 |
|---|---|---|
| 申请表 | 网上填写后导出的 3 页 PDF | 全部 3 页 |
| 护照首页 | 手机扫描的 1 页，存成了横的 | 1 页，转正 |
| 在职证明 | 双面扫描的 4 页，偶数页全是空白背面 | 第 1, 3 页，共 2 页 |
| 银行流水 | 网银下载的 12 页 PDF，带打开密码 | 去掉密码的副本，只取第 1-2 页 |
| 户口本 | 扫描的 3 页：首页、户主页、本人页 | 全部 3 页 |
操作步骤：先用 PDF 阅读器把银行流水另存一份不带密码的副本；在「整理 PDF」里把护照页转正；然后把五个文件按要求的顺序加进「合并 PDF」，在职证明填 1, 3，银行流水填 1-2。汇总应该显示 5 个文件、共 11 页（3 + 1 + 2 + 2 + 3）。如果数字对不上，就是哪个页码范围填错了。
如果之后系统提示文件太大，罪魁祸首几乎一定是扫描件，也就是护照、在职证明和户口本。只把这几份用 150 DPI、灰度重新扫描，通常就能解决，其余文件不用动。另外，有些银行要求流水加盖电子章，这类文件带有签名，合并后签名会失效；遇到这种情况，最好单独上传原始文件，或者先向办理机构确认合并后的版本是否被接受。
最后检查一遍
- 用普通的 PDF 阅读器打开成品，而不只是在生成它的工具里看。
- 从头翻到尾：每页都是正的，顺序对，没有缺页，也没有多出来的页。
- 对照系统要求，核对页数和文件大小。
- 按系统要求给文件命名；没有要求的，就起一个一看就懂的名字，比如
张三_报名材料.pdf，比合并 (3).pdf友好得多。 - 把最终上传的那一份单独保存好，以备后续补充材料或核对。
局限
- 本站工具不压缩图片。 要减小扫描页的体积，需要重新编码图片，最好在扫描时就设置好。
- 合并会让数字签名失效。 带电子签名的 PDF，页面被复制到另一个文件后就不再处于已签名状态。如果系统要求提交原始签名文件，请单独上传。
- 表单字段和书签在合并时会丢失。可填写的 PDF 表单请先填好，再「打印为 PDF」固定下来，然后再合并。
- 系统的要求会变。 请以办事网站当前公布的要求为准，本文提到的常见限制只是举例，不是规定。
常见问题
为什么系统总是退回我的 PDF？
最常见的原因是：文件带密码、超过大小限制、文件数或页数不符合要求，或者文件其实不是真正的 PDF。按本文逐项检查，基本都能排除。
怎么把多个 PDF 合成一个？
用「合并 PDF」：添加文件，排好顺序，需要时为每个文件填写页码范围，然后下载合并后的文件。
PDF 太大怎么办？
用 150–200 DPI、灰度模式重新扫描，删掉不需要的页；如果系统允许上传多个文件，也可以把文件拆分开。